Kwestie van meteen met de deur in huis te vallen: per werknemer en per jaar bent u zo’n 250 à 350 euro kwijt aan kantoorartikelen. Maar dat is slechts een deel van het antwoord. Om een volledig en realistisch beeld te krijgen, moet u eens nagaan wat er allemaal bij de aankoop van kantoorartikelen komt kijken. U moet deze kantoorbenodigdheden immers niet alleen bestellen, maar ook de administratie errond (voorraadbeheer, leveranciersinformatie in de boekhouding) nauwkeurig bijhouden en opvolgen. Dat kost tijd, en tijd is geld.
In deze blog vindt u enkele tips om het aankoopproces van kantoorartikelen te optimaliseren. Het lijken misschien oninteressante en verwaarloosbare spullen, maar het belang ervan voor uw onderneming valt niet te onderschatten. Niet alleen vormen ze onmisbare tools die u doorheen uw werkdag nodig heeft, ze kunnen u ook heel wat hoofdbrekens bezorgen … tenzij u er verstandig mee omspringt. Hieronder vindt u enkele suggesties om uw kantoorartikelen snel en efficiënt aan te kopen.
1.Eenmalige aankoop versus verbruiksartikelen
Kantoormachines of -meubelen, die koopt u niet elke maand, zelfs niet elk jaar. Zodra u zich een printer hebt aangeschaft, zit u voor enkele jaren safe. Dit soort kantoorartikelen is vaak wat duurder, maar het zijn dan ook vaak aankopen die zichzelf na verloop van tijd terugbetalen.
Daartegenover staan verbruiksartikelen zoals pakken kopieerpapier, koffie en thee, ordners, cartridges en toners, … Van deze artikelen heeft u best altijd enkele stuks op voorraad. Zorg er dus voor dat u regelmatig nakijkt welke producten u moet bijbestellen: informeer bijvoorbeeld elke eerste vrijdag van de maand wat uw werknemers nodig hebben en plaats meteen uw bestelling. Op die manier heeft u altijd de nodige artikelen in huis.
2.Een vaste online leverancier kiezen
Door op regelmatige basis kantoorartikelen te bestellen, zet u de eerste stap naar een optimaal aankoopproces. Een tweede, belangrijke stap vormt natuurlijk de keuze van uw leverancier. Vermijd tijdverlies door telkens weer nieuwe leveranciers aan uw boekhouding toe te voegen en kies één vaste leverancier voor al uw kantoorartikelen.
Voor die keuze gaat u best niet over één nacht ijs. Enkele factoren die belangrijk zijn bij uw beslissing:
- Assortiment: hoe breder, hoe beter! Hoe meer artikelen u bij eenzelfde leverancier kunt bestellen, hoe minder administratie en werk voor uw boekhouding. Bij de meeste leveranciers voor kantoorbenodigdheden kunt u alles voor op kantoor bestellen, inclusief facilitaire artikelen zoals schoonmaakproducten.
- Gebruiksgemak van de site: vindt u snel wat u zoekt? Sommige leveranciers werken met shops, themapagina’s rond één bepaalde productgroep, waardoor u in één oogopslag alle artikelen kan bekijken.
- Voorwaarden voor professionele klanten: kan u op factuur bestellen? Zijn de aanbiedingen van de leveranciers op maat van ondernemers of richt men zich eerder op particuliere klanten?
- Prijzen van de kantoorartikelen: let op met leveranciers die u allerlei cadeaus beloven. Deze belofte hangt vaak samen met het feit dat de artikelen net iets duurder zijn … Vergelijk dus zeker de prijzen van diverse aanbieders, ook voor grote hoeveelheden.
- Levertijd: de meeste leveranciers beloven één dag levertijd. Maar onder welke voorwaarden? Zoek dit zorgvuldig uit, zeker wanneer u bepaalde speciale artikelen (meubels, gepersonaliseerde relatiegeschenken) wil bestellen en er van een uitzonderingsregeling sprake is.
Wanneer u een vaste leverancier hebt gekozen, hoeft u slechts één keer alle informatie in te geven in de boekhouding. Wie daarentegen regelmatig van leverancier wisselt, zit telkens met de bijhorende administratie … Eén keer grondig opzoekwerk doen naar de voor u meest interessante leverancier voorkomt extra werk achteraf.
3.Huismerk versus A-merken
Een laatste manier om tijd en geld te besparen op uw kantoorartikelen, is door naar de producten zelf te kijken. Kopieerpapier bijvoorbeeld. Een pak papier is op zich niet zo duur, maar wanneer er in uw bedrijf vaak geprint wordt en u om de haverklap paletten kopieerpapier moet bestellen, kunnen deze kosten flink oplopen. Eén manier op hierbij besparingen door te voeren, is kwaliteitspapier kiezen voor uw externe communicatie en voor intern gebruik met budgetpapier te werken. Ook het merk is van tel: een huismerk is heel wat goedkoper dan een A-merk, terwijl de kwaliteit evenzeer gegarandeerd wordt. Test dus eens een huismerk voor uw etiketten, mappen of pennen en u zal zien dat u de A-merken met plezier links laat liggen!
Bent u nog altijd niet laaiend enthousiast over kantoorartikelen? Dat kan niemand u kwalijk nemen. Maar u bent zich ongetwijfeld bewust van het belang van deze kleine, alomtegenwoordige spulletjes. Onderwerp het aankoopproces in uw onderneming dan ook aan een kritische blik en bekijk op welke vlakken u kunt besparen zonder dat er op kwaliteit wordt ingeboet. Zoek een vaste leverancier met een ruim aanbod van goede producten die snel geleverd worden en waarvoor u scherpe prijzen betaalt: zo wint u op elk gebied!
