Bijna elk bedrijf werkt met computersystemen. Of dit nu is omdat je die alleen gebruikt voor je boekhouding, of omdat je hele bedrijfsvoering vanuit een computersysteem wordt gedaan: we kunnen bedrijfsmatig eigenlijk niet meer zonder computer. Dit wil wel zeggen dat we daardoor dus allerlei data op harde schijven hebben staan waar we het risico over lopen dat we het kwijt raken bij een hack, storing of defect. Alle info die je in jaren hebt opgebouwd, en waar jouw bedrijfsvoering op is gebaseerd, kan zo in een handomdraai verdwenen zijn. Dit is meteen de reden waarom je back ups moet maken als ondernemer. Als je privé je data kwijt raakt is het vooral vervelend (dat je bijvoorbeeld die vakantiefoto’s kwijt bent), als je als ondernemer je data kwijt raakt, kan dit een hoop geld en tijd kosten. We bespraken al hoe je beter inzicht krijgt in je website, hieronder 5 tips over hoe je als ondernemer of bedrijf omgaat met back-ups.
Wanneer heb je een back up van je systeem nodig?
Plots werkt je netwerk of computer niet meer. Welk werk kan dan nog doorgaan, wat valt stil? Hoe lang ben je buiten bedrijf? Het belang van een back-up voel je pas écht als je computer niet werkt, of als je data kwijt bent. Er zijn verschillende situaties waarin je een back-up nodig hebt. Bijvoorbeeld wanneer een harde schijf, of andere hardware, crasht en niet meer functioneert. Of bij een brand of inbraak die de kantoorruimte vernielt waar de netwerkcomputer én de back-up staan. Je kunt slachtoffer zijn van cybercrime, maar een medewerker kan ook bestanden wissen, die je een paar maanden later toch nog nodig hebt. Gebruik deze tips voor een gebruiksvriendelijk en veilig back-up systeem.
Een fysieke back up is verstandig
Met een online back-up systeem, kun je na een computercrash je data en programma’s weer snel terugvinden. Maar bij incidenten als diefstal, brand of cybercrime is ook een fysieke back-up verstandig. Met online back-up software maak je gemakkelijk automatisch een kopie van de totale server en data. Vaak is dit voldoende voor een kleiner bedrijf. Het nadeel van zo’n back-up systeem ‚in the cloud, is dat bij een grote hoeveelheid data de teruglees actie langer duurt vanwege de internetverbinding. Het terugzetten van een groot systeem werkt vanuit een lokale back-up opslag sneller. Bij brand- en inbraak risico’s is het verstandig om ook een fysieke back-up buiten het pand te bewaren.
Hoe vaak moet je een back up maken?
Hoe vaak maak je een volledige back-up van je systeem? Doe je dat iedere week, of iedere maand? Tijdens het werken wijzig je bestanden. Bedenk of je ook direct een back-up will hebben van die wijzigingen. En hoe lang wil je al die data bewaren? Hoe je omgaat met je opslag van back-up bestanden is per bedrijf verschillend. Welke data zijn belangrijk en hoe ziet je archiefstructuur eruit? Moeten deze data inzichtelijk en direct toegankelijk blijven, of kan hier een aantal dagen overheen gaan? Wanneer je meerdere versies van data bewaart, is de benodigde opslag groter. Bedenk wat voor jou belangrijk is om bij een incident aan digitale informatie terug te vinden.
Welke werknemers geef je toegang tot je back up?
Niet alle medewerkers hebben toegang tot alle data in je netwerk. Je wilt dan ook niet dat iedere medewerker jouw volledige back-up kan lezen. Er moeten een paar medewerkers, of een afdeling, verantwoordelijk zijn voor het backup proces. De back-up wordt meestal gemaakt van alle data, dit is meer dan een standaard medewerker mag inzien. Belangrijk is daarom om externe opslag te versleutelen. Periodiek moet je testen of de back-up makkelijk is terug te lezen. Daarnaast kun je dagelijks, automatisch met een verificatietest de conditie van het back-up systeem meten.
Thuis werken en opslag
Sinds de Corona-crisis werken veel medewerkers thuis met een eigen laptop of die van het werk. Tegenwoordig zien we dat bedrijven meestal data centraal opslaan op een server of in de cloud en dat zo min mogelijk data lokaal wordt beheerd. Daarmee kun je steeds vanuit huis, kantoor of onderweg bij je bestanden, zonder dat je lokaal opslaat. Zeker nu veel medewerkers thuis werken, is het handig en veilig om de digitale informatie centraal op te slaan. Moderne software kan vaak gelijktijdig ook een extra kopie in de cloud opslaan.
Maak afspraken met je IT dienstverlener
Zet op een rij wat je verwacht van je back-ups, en bespreek dit met je IT-dienstverlener, als je die één hebt uiteraard. Hierbij gaat het om het totale plaatje: gebruiksgemak, rechtenbeheer, flexibiliteit, cyberveiligheid en back-up strategie. Bespreek ook wat je verwacht van je IT-dienstverlener als er een incident is. Hoe snel gaat hij aan de slag, en wat gaat hij doen? Leg dit allemaal vast in een contract of een service-abonnement. En laat je systeem regelmatig op cyberveiligheid testen door een onafhankelijke expert.