Misschien wel het belangrijkste wat je moet doen als zelfstandige is het bijhouden van de uren dat je werkt, en hoeveel kosten je maakt om die werkzaamheden uit te voeren. Doe je dit namelijk niet, dan loop je het risico dat je vergeet welke kosten je precies hebt gemaakt, of hoeveel uren je aan een project hebt besteed. Het is dus belangrijk om de juiste hoeveelheden werk en materiaalkosten naar je klanten te kunnen factureren. Dit doe je door een werkbon bij te houden, beter nog door een digitale werkbon bij te houden. Ofwel maak je een dergelijke werkbon ter plaatse bij de klant, bijvoorbeeld op tablet, en laat je die ter plaatse digitaal ondertekenen. Dat kan de klant doen door zijn handtekening te tekenen met zijn vinger op je tablet. Ofwel maak je de werkbon terug op kantoor en mail je deze door naar de klant die ze dan kan ondertekenen met bijvoorbeeld zijn computermuis. Tegenwoordig kun je ook makkelijk een goede werkbon app vinden, waardoor alles nog makkelijker wordt gemaakt.
Als je te weinig factureert heb je kans dat je verlies lijdt op een project, terwijl je klanten natuurlijk niet blij zijn als je naderhand te veel uren in rekening brengt. Dit kan het vertrouwen schaden en je zult waarschijnlijk geen nieuwe opdrachten meer van deze klant krijgen en met een beetje pech horen hier ook andere potentiële klanten over. Het is dus belangrijk om de juiste uren en kosten goed bij te houden. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, maar gelukkig is er altijd een oplossing, zoals dus het gebruik van digitale werkbonnen in bijvoorbeeld een werkbon app.
Wat is een werkbon en wat staat erop?
Op werkbonnen wordt nauwkeurig bijgehouden hoeveel uur je werkt en welke kosten je maakt. Vroeger waren deze werkbonnen vaak op papier, wat voor extra werkt zorgde als je na een lange werkdag alle gegevens moest overtypen. Ook raken deze papieren soms kwijt of zijn ze niet goed leesbaar meer. Het zoeken naar een goede werkbon app kan dus erg belangrijk zijn.
Werkbonnen zijn documenten die voornamelijk worden gebruikt door bouwvakkers, timmermannen of loodgieters. Op een werkbon wordt de administratie van de dag bijgehouden. Hoeveel uur er is gewerkt, welk materiaal er zijn gebruikt en enige overige kosten zoals parkeerkosten. Dit is allemaal nodig om de klant uiteindelijk een goede factuur te kunnen sturen, met het juist aantal uren dat gewerkt is en de correcte materiaalkosten. Daarnaast worden werkbonnen gebruikt voor de urenregistratie, zodat je een duidelijk overzicht heb van de gewerkte uren.
De meeste online boekhoudprogramma’s hebben ook een handige app die je op je telefoon kan gebruiken, dus zelfs als je onderweg bent. Geen gedoe meer met papieren werkbonnen, maar registreer alles direct in je boekhoudprogramma. En omdat alle informatie nu gelijk in je administratie staat, kan je met een druk op de knop zo een factuur maken. Boekhouden is nog nooit zo makkelijk geweest!
