Papieren werkbonnen zijn vandaag de dag wel een beetje ouderwets. Al dat papier is ook helemaal niet goed voor het milieu. Daarbij kost het vele malen meer tijd om een papieren bon in je boekhouding te verwerken dan wanneer je de werkbonnen digitaliseert. Je moet de papieren werkbonnen eerst verzamelen en op volgorde leggen, opletten dat je er geen vergeet of kwijt raakt want anders klopt je boekhouding niet meer. Als je pech hebt is de inkt van de bon door de regen of doordat de cartridge van de printer leeg was niet goed leesbaar en moet je gissen wat er staat. Dan ga je aan de gang met het invoeren van je administratie. Als je pech hebt moet je dit in verschillende systemen doen waardoor je meerdere keren dezelfde klantgegevens invoert. Tijd is geld als ondernemer zijnde. Daarbij komt dat de boekhouding vast niet je favoriete bezigheid is, toch?
Maak je boekhouding snel en overzichtelijk via de werkbonapp
Door je werkbonnen digitaal te maken, kost je boekhouding voortaan niet of nauwelijks tijd meer. Daarbij is het vele malen overzichtelijker dan een papieren administratie en is het ook nog eens vele malen milieuvriendelijker want het enige dat je nodig hebt is een werkbonapp op je telefoon, tablet, laptop of pc. Met deze werkbonapp kun je heel eenvoudig je gehele administratie automatiseren.
Administratie automatiseren
Door gebruik te maken van een digitale werkbon app zoals bijvoorbeeld OutSmart, bespaar je tijd, geld en verhoog je direct de kwaliteit van je werk. Met de werkbon app en het online portaal heb je namelijk een zeer uitgebreid planbord voor diverse werkzaamheden en diensten binnen je bedrijf. Door onderdelen aan elkaar te koppelen kun je de administratie een zeer groot gedeelte automatiseren. Je kunt er bijvoorbeeld een planning mee maken voor de buitendienst en deze daarna eenvoudig koppelen aan de binnendienst. Ook verbind je eenvoudig de organisatie aan de klanten. Dit zijn echter enkele voorbeelden want zo’n digitale werkbon app heeft een legio aan handige functies voor ieder vakgebied.
Koppel de digitale werkbon app aan andere systemen
Het digitale werkbon systeem is gemakkelijk te koppelen aan een hele reeks andere systemen, zeer waarschijnlijk staat het boekhoudsysteem dat je gebruikt of je EPR ook in de lijst van te koppelen programma’s. Het platform is flexibel en eenvoudig aanpasbaar, het werkt dus voor bedrijven uit diverse branches zowel groot als klein.
Van offreren, digitaal plannen en werkregistratie tot facturatie
Een digitale werkbon app zorgt ervoor dat je gehele bedrijf efficiënter gaat werken, waardoor de omzet verhoogt kan worden en je minder kosten hebt. Je kunt met deze all-in app offreren, digitaal plannen, een werkregistratie maken en factureren. Met de digitale werkbon app factureer je direct nadat de klus geklaard is. Het systeem heeft automatisch al een urenregistratie gedaan en de bijbehorende gegevens verzameld. Met één druk op de knop verstuur je een factuur naar je klant. Je ontvangt hierdoor sneller je geld en hebt minder debiteurenbeheer. Ook het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen kan automatisch ingesteld worden.
Automatische handelingen instellen
Met de digitale werkbon app kun je ook veel handelingen automatisch laten verlopen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het automatisch versturen van een SMS bericht als een klus gedaan is of opnieuw ingepland moet worden. Een andere handige tool is de koppeling met het klantenbestand. Door de digitale werkbon app optimaliseer je ook direct de klantcommunicatie. De klant is bijvoorbeeld direct op de hoogte van de werkzaamheden en de daarbij behorende datum en tijden.
Zowel voor de buitendienst als op kantoor is het een verademing
Niet alleen voor de buitendienst is een digitale werkbon app een verademing. Ook op het kantoor zelf zal het vele werknemers ontlasten. Maak een dagplanning op het grafische planbord en koppel deze aan bijvoorbeeld Outlook. Je kunt nu rapportages maken en snel bijwerken. Iedereen heeft direct beschikking over de nieuwe gegevens en de digitale werkbonnen. Het is in één oogopslag duidelijk wat de werkzaamheden die dag inhouden en wie deze gaat uitvoeren.
Veiligheid staat bovenaan en de prijs is laag
De gegevens die worden verzameld door de digitale werkbon app staan veilig op servers met de hoogste securitygraad. Voor deze functie is het niet nodig om extra te betalen. Sterker nog, je kunt de digitale werkbon app een maand lang gratis uitproberen. Ben je enthousiast over de mogelijkheden van OutSmart? Dan kun je ervoor kiezen een contract aan te gaan. Het basis abonnement kost 10 euro per maand. Dit is voor veel bedrijven al genoeg. Je hebt dan toegang tot het webportaal, het digitaal planbord, de app voor de buitendienst en het CRM. De aller uitgebreidste versie kost 19,50 euro per maand.
