Als ondernemer ontkom je er bijna niet aan: het opstellen of ontvangen van een creditfactuur. Of het nu gaat om een fout in het bedrag, een retourzending of een dienst die niet geleverd is – het crediteren van een factuur is een essentieel onderdeel van een correcte administratie. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat een creditfactuur is, wanneer je een factuur moet crediteren, waar je op moet letten bij het opstellen ervan en hoe je het verwerkt in je boekhouding.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur – ook wel creditnota genoemd – is een officiële factuur waarmee je (een deel van) een eerder gefactureerd bedrag terugdraait. Je corrigeert hiermee de originele factuur. De creditfactuur heeft dus altijd betrekking op een eerdere factuur, en wordt opgesteld met een negatief bedrag.
Belangrijk om te weten:
- Een creditfactuur bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur.
- Het totaalbedrag op een creditfactuur is negatief.
- Een creditfactuur wordt altijd gekoppeld aan een originele factuur.
Waarom moet je een factuur crediteren?
Er zijn verschillende situaties waarin je verplicht of genoodzaakt bent om een factuur te crediteren. Hieronder de meest voorkomende redenen:
1. Fout in de originele factuur
Heb je per ongeluk een verkeerd bedrag, btw-tarief of product omschrijving gebruikt? Dan is het noodzakelijk om de fout te corrigeren met een creditfactuur.
2. Retour gezonden goederen
Als een klant producten terugstuurt, moet je het oorspronkelijke factuurbedrag (deels) terugbetalen. Dit doe je via een creditfactuur.
3. Dienst niet geleverd
Wanneer je een dienst hebt gefactureerd die uiteindelijk niet is uitgevoerd, hoort daar geen betaling bij. Een creditfactuur corrigeert de oorspronkelijke factuur.
4. Korting achteraf
Soms geef je achteraf een korting aan je klant, bijvoorbeeld vanwege een lange klantrelatie of ter compensatie. Ook dan maak je een creditfactuur op.
5. Dubbele facturatie
Is een factuur per ongeluk dubbel verzonden? Dan moet je één van beide crediteren.
Wanneer moet je een factuur crediteren?
Je moet een factuur crediteren zodra blijkt dat het bedrag niet klopt of niet terecht is. Wacht hier niet mee tot het einde van het kwartaal of boekjaar. Een tijdige correctie zorgt voor een kloppende administratie en voorkomt problemen met de Belastingdienst.
Hoe ziet een creditfactuur eruit?
Een creditfactuur lijkt qua opbouw sterk op een gewone factuur. Alleen staat er een negatief bedrag op, en wordt er vaak duidelijk vermeld dat het een creditnota betreft.
Verplichte elementen op een creditfactuur:
- De titel ‘Creditfactuur’ of ‘Creditnota’
- Jouw bedrijfsgegevens en die van de klant
- Factuurnummer en factuurdatum
- Verwijzing naar de originele factuur (bijv. “Creditfactuur bij factuur nr. 2024-015”)
- Omschrijving van het gecrediteerde product of dienst
- Negatief bedrag exclusief btw
- Btw-bedrag (indien van toepassing)
- Totaalbedrag (negatief)
Let op: Je mag geen bedragen doorhalen of corrigeren op de originele factuur. Correcties verlopen altijd via een nieuwe creditfactuur.
Waar moet je op letten bij het opstellen van een creditfactuur?
Om fouten en misverstanden te voorkomen, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten bij het opstellen van een creditfactuur:
1. Verwijs naar de originele factuur
Altijd vermelden welke factuur je corrigeert. Dit is belangrijk voor de klant én voor je eigen administratie.
2. Gebruik een eigen factuurnummering
Creditfacturen moeten onderdeel zijn van je chronologische factuurnummering.
3. Correcte btw-vermelding
Gebruik hetzelfde btw-tarief als op de originele factuur. Ook bij vrijstellingen moet dit kloppen.
4. Duidelijke omschrijving
Geef duidelijk aan wat en waarom je crediteert. Bijvoorbeeld: “Correctie van foutief bedrag op factuur 2024-015”.
Hoe verwerk je een creditfactuur in je boekhouding?
Het boeken van een creditfactuur verschilt per boekhoudsysteem, maar in grote lijnen werkt het zo:
Bij een uitgaande factuur (je klant):
- Je boekt de creditfactuur als negatieve omzet.
- Eventuele terugbetaling aan de klant wordt ook verwerkt.
Bij een inkomende factuur (je leverancier):
- De creditfactuur wordt als negatieve kosten geboekt.
- Eventuele verrekening met openstaande posten gebeurt in overleg.
Gebruik je boekhoudsoftware zoals Moneybird, e-Boekhouden of Exact? Dan kun je vaak eenvoudig een creditfactuur aanmaken op basis van de originele factuur.
Hoe zit het met btw en de Belastingdienst?
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan het gebruik van creditfacturen. Je moet btw correct vermelden, ook bij correcties. Verwerk de btw van de creditfactuur in dezelfde btw-aangifte als de originele factuur, of – als dat niet meer mogelijk is – in de eerstvolgende aangifte.
Veelgemaakte fouten bij het crediteren van facturen
- Een factuur aanpassen in plaats van een creditfactuur opstellen
- Geen verwijzing opnemen naar de originele factuur
- Onjuiste btw-tarieven gebruiken
- Geen creditfactuurnummer gebruiken
- De creditfactuur niet opnemen in je boekhouding
Zorg ervoor dat je deze fouten voorkomt, zodat je administratie netjes en correct blijft.
Tip: Gebruik een voorbeeld creditfactuur
Voor ondernemers die niet dagelijks facturen opstellen, kan een voorbeeld van een creditfactuur handig zijn. Hiermee zie je in één oogopslag hoe de opbouw eruitziet en welke gegevens je moet vermelden. Veel boekhoudprogramma’s bieden templates aan, of je kunt online gratis voorbeelden downloaden.
Factuur crediteren? Zorg voor een correcte en tijdige verwerking
Een factuur crediteren is geen ingewikkelde klus, maar het moet wel nauwkeurig gebeuren. Of je nu een fout wilt herstellen, een retour moet verrekenen of een dienst niet hebt geleverd – met een correcte creditfactuur houd je je administratie netjes, voldoe je aan de fiscale eisen en houd je een goede relatie met je klant.
Door op tijd en volgens de regels te handelen, voorkom je problemen met de Belastingdienst én met je klant. En vergeet niet: een fout maken mag, als je het maar netjes en transparant herstelt.
