Een goede administratie bijhouden is voor de meeste ondernemers een noodzakelijk kwaad. Je bent al druk genoeg als ondernemer en voor velen staat de administratie op een van de laatste plaatsen van zaken die gedaan moeten worden. Begrijpelijk ook, omdat het haaks staat op de meeste activiteiten die je als ondernemer hebt. Vaak ben je creatief bezig, of oplossingen aan het zoeken. Je probeert strategisch je toekomst te bepalen en broedt op nieuwe ideeën. Niet zo gek dus dat de administratie daar wat schraal tegen afsteekt, maar je hele bedrijf staat of valt met een goede basis… en dat is een goede administratie. Niet alleen omdat een administratie verplicht is, maar ook omdat je met een goede administratie kunt controleren of je bedrijf geld oplevert en waar wat te halen valt. Bovendien vormt de administratie de basis voor je belastingaangiften. Als je de administratie zelf wilt regelen, kun je hieronder lezen waar je op moet letten, welke zaken verplicht zijn en meer. Ook als je er voor kiest om jouw administratie uit te besteden aan een accountant of boekhouder is het verstandig om toch even verder te lezen. Je blijft als ondernemer namelijk zelf verantwoordelijk voor een deugdelijke administratie en voor de belastingaangiften.
Een goede boekhouding geeft inzichten
Zoals gezegd is het niet alleen verplicht om een administratie te voeren, maar deze bevat ook een schat aan informatie over je bedrijf en geeft je inzichten over het heden, het verleden en de toekomst. Als je jouw administratie goed bijhoudt, dan kun je eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan. Zo kun je bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of je de huidige kostprijs van je product moet aanpassen enzovoort. Uit statistieken blijkt dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om jouw administratieve zaken goed op orde te hebben.
Houdt je eigen boekhouding bij
Er zijn diverse pakketten beschikbaar voor de ondernemer die zelf zijn boekhouding wil doen. Vaak heb je als startende ondernemer geen uitgebreid pakket nodig. Een bekend pakket hiervoor is bijvoorbeeld Informer. Het Informer Boekhoudpakket bevat alle faciliteiten voor een kleine onderneming en kan uitgebreid worden als jouw bedrijf ook uitbreidt. Vooral zzp’ers hebben aan dit pakket ruim voldoende.
Bewaar je administratie
Elke ondernemer is wettelijk verplicht om zijn administratie 7 jaar lang te bewaren. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet je systematisch vastleggen in een administratie. Denk daarbij aan basisgegevens zoals:
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de loon administratie.
- de voorraadadministratie
- het grootboek
- de in- en verkoopadministratie
Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende zaken moet je bijvoorbeeld zelfs tien jaar bewaren. Bedenk goed dat alle gegevens die je elektronisch of op papier vastlegt bewaard dienen te worden, zoals kassa-administratie en kassabonnen, inkoop- en verkoopboek, contracten, overeenkomsten, bank- en giroafschriften, software- en databestanden, agenda’s.
Maak de BTW goed inzichtelijk
Wat vooral erg belangrijk is, is dat je administratie goed inzicht geeft in de BTW die je moet afdragen. Daarvoor moet je daarom ook de volgende info goed bijhouden: facturen die je uitschrijft en facturen die je moet betalen, uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als je handel drijft met het buitenland, dan moet je ook de uitvoer en invoer van goederen bijhouden. Het kan zijn dat je op grond van de kleine ondernemingsregeling geen BTW hoeft te betalen. Dan kun je bij de Belastingdienst om een ontheffing van jouw administratieve verplichtingen vragen, waardoor je geen aangifte hoeft te doen voor omzetbelasting. Je moet nog wel steeds aan de bewaarplicht van 7 jaar van de facturen voldoen.
Zorg voor een goed debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer wordt ook wel ‘credit management’ genoemd en is het beheren en controleren van openstaande facturen. Om je risico’s in te dammen, kun je alvast het een en ander voorbereiden voor je met een nieuwe klant in zee gaat. Zo kun je bij verschillende instanties de financiële informatie en het betalingsgedrag van jouw (nieuwe) klanten bekijken. Daarnaast is het verstandig om bij een offerte direct te refereren aan jouw algemene voorwaarden en de daarin vermelde betalingstermijn. Als je de factuur uiteindelijk verstuurt, wijs dan ook op de betalingstermijn. Betaalt je klant niet binnen de termijn, stuur dan gelijk een herinnering. Als daarna nog niet wordt betaald kunt je een telefonisch gesprek aangaan. Misschien is er iets misgegaan in de communicatie. Word je dan nog niet betaald, stuur dan een aanmaning. Bereken daarbij ook de wettelijke rente die je kunt vragen volgens de Wet Incassokosten en als na 14 dagen na de aanmaning nog niet is betaald, dan kun je een incassoprocedure starten waarbij de kosten meestal worden doorberekend aan de klant. Bij failliete debiteuren zijn ondernemers helaas niet de eerste die aan bod komt om geld terug te krijgen. De belastingdienst, het personeel en de financierende bank gaan altijd voor. Blijkt daarna dat er niks meer te halen is, dan moet je je verlies accepteren. Zorg dan ook dat je dit soort problemen voor bent… als dat kan uiteraard.
