Bedrijfsevenementen kunnen de sleutel zijn tot het ontwikkelen van belangrijke zakelijke- en klantrelaties. Een dergelijk evenement plannen kost echter veel tijd. Begin daarom het planningsproces door te weten wat jouw doelstellingen zijn, wie je probeert te bereiken en over welke middelen je daarvoor beschikt. Lees snel verder voor de beste tips als je een bedrijfs evenement gaat organiseren.
Een van de belangrijkste zaken die je moet plannen is de locatie te vinden waar je je visie tot leven kunt brengen. Het is daarom belangrijk op papier te zetten wat je van jouw evenement verwacht. Je kunt natuurlijk een locatie afhuren, maar je kunt ook op je bedrijfslocatie een tent neerzetten voor het feest. Deze kun je tegenwoordig huren inclusief vloersystemen en meubilair. Wil je er echt iets speciaals van maken kun je dat meubilair zelfs laten vervaardigen, bijvoorbeeld met behulp van spuitgieten.
De locatie is ” de sleutel tot aanwezigheid.” We raden dan ook aan om een locatie te boeken in een gunstige omgeving met een levendige sfeer, zodat bezoekers zich op hun gemak voelen en bereid zijn er naar toe te reizen.
Begrijp het doel van je evenement
Als je eenmaal hebt besloten dat je een evenement wilt organiseren, is een van de eerste stappen om te definiëren wat je hoopt te bereiken. Het is belangrijk om de doelen en doelstellingen van het evenement dat je probeert te organiseren te kennen voordat je iets anders kunt doen. Begin met jezelf af te vragen waarom je het evenement organiseert en wat je ervan verwacht. Zodra je je doelen en verwachtingen hebt geïdentificeerd, kun je bepalen welk soort evenement zal resoneren met je beoogde publiek. Beschouw het niet alleen als een bedrijfsevenement, maar beschouw het alsof je een interactieve merkervaring levert. Je wilt dat het betekenisvol en boeiend is.
Bepaal je publiek
Een belangrijk onderdeel van het planningsproces is het definiëren van de doelgroep. Zijn het de leidinggevenden en het hogere management van jouw bedrijf, zakenpartners of leden van de gemeenschap? Is het voor vaste klanten of potentiële klanten? Misschien is het een combinatie van sommige of al het bovenstaande. Het is essentieel voor een succesvol evenement om je doelgroep te kennen en te begrijpen hoe je ze kunt bereiken. Zodra je je publiek een naam kunt definiëren, kun je het programma afstemmen op hun behoeften en interesses.
Ongeacht hoe klein of groot de gastenlijst is, wat mensen zullen onthouden is hoe ze werden behandeld. Elke persoon die het evenement bijwoont, is een potentiële merkambassadeur of mond-tot-mond-woordvoerder voor jouw bedrijf. Het is belangrijk om een significante impact te hebben op de gastervaring door de details die elke deelnemer uit de eerste hand zal waarderen niet over het hoofd te zien.
Je moet weten hoe groot je budget is om te bepalen wat voor soort evenement je kunt organiseren. Je moet vroeg beslissen hoeveel je wilt uitgeven en plan dan om minstens 10% meer uit te geven. Als je eenmaal een budget hebt, is het essentieel om te weten waar je de meeste van jouw middelen aan moet besteden. Als je bijvoorbeeld meer uitgeeft aan mooie decoraties dan aan een bekwame technische crew of persoonlijke sprekers, kan jouw evenement inhoud missen.
Beknibbel bovendien niet op eten of drinken en houd rekening met bezoekers met dieetbeperkingen. Hoewel dit misschien niet zo belangrijk lijkt als andere aspecten van je evenementplanning, is het publiek meer vergevingsgezind voor misstappen als ze geen honger of dorst hebben.
