In bedrijven vinden er diverse processen naast elkaar plaats, hierdoor kan iedere afdeling zijn eigen werkzaamheden zo effectief mogelijk uitvoeren. Voor een onderneming is het van essentieel belang dat de data voortkomend uit deze processen efficiënt en nauwkeurig verwerkt wordt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de financiële administratie. Met deze gegevens kan de directie inzicht krijgen in de financiële toestand van de onderneming. Maar ook de verkoopafdeling moet haar klantenbestand goed vastleggen en alle contacten die er met (potentiële) klanten gedaan zijn. Klanten zorgen er immers voor dat een onderneming omzet en winst kan draaien.
Alle verschillende processen binnen een onderneming dragen bij aan een gezamenlijk doel, hierbij is het belangrijk dat iedere afdeling op het juiste moment over de juiste informatie beschikt. Zo kun je efficiënt en effectief blijven werken. Een ERP systeem helpt een onderneming hierbij, maar wat is ERP eigenlijk precies?
Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP systeem is een softwareprogramma waarin allerlei verschillende bedrijfsprocessen in vastgelegd kunnen worden. Zo ontstaat er één database voor de gehele onderneming en heeft een onderneming niet meer van doen met verschillende en inconsistente databases. Medewerkers die daar rechten voor hebben ontvangen kunnen zo de bedrijfsinformatie raadplegen, maar ook informatie van de afdeling gebruiken voor hun eigen afdeling. In het verleden was het zo dat elke afdeling zijn eigen softwareprogramma gebruikte. In een ERP programma kunnen juist veel verschillende bedrijfsprocessen (afdelingen) worden vastgelegd. Dit scheelt ook erg veel en dubbel werk. Denk bijvoorbeeld aan de adres- en contactgegevens van klanten die maar éénmaal ingevoerd hoeven te worden en vervolgens door elke afdeling gebruikt kunnen worden, van de afdeling verkoop tot facturatie. De kans op een foutieve invoer is met een ERP systeem ook veel kleiner. Bij aanschaf van een ERP systeem is het goed om de verschillende voor- en nadelen goed af te wegen.
Voordelen
Het grote voordeel van een ERP systeem is dat er niet meer met verschillende softwareprogramma’s gewerkt hoeft te worden. Alle bedrijfsprocessen worden in één systeem vastgelegd en dat systeem kan door iedereen gebruikt worden. Een onderneming zal daardoor veel efficiënter kunnen werken. Gegevens hoeven maar éénmaal te worden ingevoerd. Zo zal een ingevoerde prospect automatisch omgezet kunnen worden naar een klant en uiteindelijk in de financiële administratie tot een debiteur. Een verkooporder zou automatisch ook een inkooporder kunnen genereren en als een debiteur ook een crediteur wordt, hoef je niet alles weer opnieuw in te voeren. Kortom: iedere werknemer, klant of betrokkene beschikt op het juiste moment over de juiste gegevens, zonder dat je deze dubbel hoeft te verwerken.
Nadelen
Er kunnen twee nadelen aan een ERP zitten. Dit is namelijk het kostenplaatje wat er aan hangt en de soms lastige implementatie van het systeem. Vooral voor kleinere bedrijven kan een ERP erg duur zijn om aan te schaffen. Maar men moet ook rekening houden met updates en onderhoud van het systeem. Heeft een bedrijf zeer specifieke bedrijfsprocessen, dan kan het zijn dat een ERP systeem op maat gemaakt moet worden, wat op korte termijn tot kosten leidt. Het implementeren van een ERP systeem heeft grote gevolgen voor de gehele organisatie. Een goede voorbereiding en eventuele opleiding van personeelsleden is daarom noodzakelijk.
Tot slot: Zorg dat iedereen betrokken wordt bij de implementatie van een ERP systeem, dit zorgt ervoor dat alle medewerkers efficiënt gebruik maken van de software. Hierdoor kun je op de lange termijn veel kosten besparen.
