Veel bedrijven kiezen ervoor om een externe vergaderruimtes te huren. Dit is een prima optie als het bedrijf zelf niet over een goede vergaderlocatie beschikt of als diverse collega’s van verschillende vestigingen samen moeten komen. Toch is de ene vergaderlocatie de andere niet en zeker als er creatief nagedacht moet worden of als er belangrijke beslissingen genomen moeten worden, kan de juiste vergaderruimte hierbij een verschil maken. Daarom vertellen we in dit artikel waar je op moet letten bij het huren van een vergaderruimte.
De locatie
Om niet ten onder te gaan in de zee van vergaderlocaties die in Nederland aangeboden worden zijn er een aantal punten waar je rekening mee moet houden bij het maken van je keuze. Allereerst speelt de vergaderlocatie een grote rol. Ga voor jezelf na waar de mensen die de vergadering bijwonen vandaan komen. Is dit uit het hele land dan is een centrale plek, zoals Utrecht bijvoorbeeld natuurlijk de juiste keuze. Komen de mensen met openbaar vervoer of met de auto? Met openbaar vervoer is het prettig als de vergaderlocatie op loopafstand van het station zit maar met de auto kan de locatie natuurlijk ook in een buitengebied met meer rust plaats vinden. Krijg je internationale collega’s over dan kun je beter vergaderruimte huren in de buurt van de luchthaven.
Wat ga je doen tijdens de vergadering?
Wat je precies wilt gaan doen tijdens de vergadering is het volgende punt van aandacht. Voor een vergadering tussen de topmensen van je bedrijf regel je namelijk iets anders dan voor een teambuildingactiviteit. Voor de eerste is een grote, ronde tafel met prettig stoelen geschikter, terwijl voor het tweede je liever een verplaatsbare setting hebt. Het is belangrijk dat je dit vooraf bepaalt, zodat je de ruimte hierop af kan stemmen.
Welke voorzieningen moeten er aanwezig zijn?
Als je een vergaderruimte gaat huren, zijn er natuurlijk een aantal voorzieningen van groot belang. Toch zijn niet alle voorzieningen voor iedere vergadering hetzelfde. Ga je namelijk teambuilding activiteiten doen dan is WIFI waarschijnlijk een stuk minder belangrijk dan wanneer je een verbinding met de grote baas vanuit Amerika wilt opzetten.
Een ander punt om op te letten bij je keuze voor een vergaderruimte zijn de eetvoorzieningen. Voorziet de locatie in thee, koffie en water? Bij langere vergadering wil je misschien ook de lunch en/of warme maaltijd verzorgen en wil je deze dan in de vergaderruimte nuttigen of liever in een andere ruimte/ restaurantvoorziening?
Ook stroompunten in de vergaderruimte zijn niet geheel onbelangrijk? Zeker als je flink gebruik maakt van laptops is het handig deze te kunnen inpluggen. Niemand zit op een lege laptop te wachten natuurlijk.
Hoe simpel het ook lijkt om vergaderruimte te huren, je ziet dat er toch nog heel wat bij komt kijken.
