Veel bedrijven hebben het op het moment moeilijk. Covid zorgt er namelijk voor dat er niet gehandeld kan worden zoals normaal, waardoor er minder verkocht kan worden. Sommige bedrijfstakken zijn zelfs al maanden gesloten. Dit zorgt ervoor dat ondernemers hun facturen niet meer op tijd kunnen betalen. Op die manier trekken zij weer andere bedrijven omlaag, omdat zij hun geld niet krijgen en daardoor ook weer moeite hebben met bijvoorbeeld facturen te betalen. Het is daarom ook belangrijker dan ooit om een goed debiteurenbeheer te hebben. Wat dat inhoudt en hoe je dat opzet , lees je hieronder.
Wat is debiteurenbeheer?
Het debiteurenbeheer omvat alle activiteiten van de onderneming die erop gericht zijn om debiteuren hun openstaande facturen te laten betalen en daarmee hun cashflow goed op orde te hebben. Dit is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Zo kan goed debiteurenbeheer jouw onderneming behoeden voor grote financiële misstappen of dompers. Waar moet je echter allemaal op letten om een goed debiteurenbeheer op te zetten?
Kredietwaardigheid nieuwe klanten
Om te beginnen is het verstandig om alleen in zee te gaan met partijen die je vooraf op kredietwaardigheid hebt laten controleren, zeker als het gaat om grote klanten waar straks grote facturen naartoe moeten. Maar ook vlot factureren en het maken van heldere afspraken over de betalingstermijnen helpt vaak bij het opzetten van een goed debiteurenbeheer.
Maak een draaiboek
Betaalt een debiteur toch te laat? Zorg dan dat je een draaiboek klaar hebt liggen om daar snel op in te spelen en op tijd te kunnen reageren. Neem hierin op hoeveel aanmaningen je wilt versturen voordat je stappen onderneemt. Bepaal van tevoren ook al wanneer je de vordering uit handen geeft en aan welke deurwaarder of incassobureau je dit doet.
Zelf doen of uitbesteden?
Of je het debiteurenbeheer moet uitbesteden of zelf moet doen is afhankelijk van een aantal factoren. Het hangt met name af van de hoeveelheid debiteuren die je maandelijks hebt. Qua hoeveelheid debiteuren en de hoeveel tijd die er mee is gemoeid is kun je in het algemeen stellen dat kleine bedrijven hun debiteurenbeheer beter zelf kunnen doen en dat (middel)grote bedrijven het beter kunnen uitbesteden, omdat daar anders erg veel tijd in gaat zitten. Ook als je een klein bedrijf hebt en er zelf geen zin in hebt, omdat jij je met je core business bezig wil houden, is het verstandig om het debiteurenbeheer uit te besteden.
Goede administratie
Met debiteurenbeheer beheer jij jouw debiteuren. Dit proces loopt al voordat je de overeenkomst aangaat met een klant en eindigt op het moment dat de klant tot betaling is overgegaan en jij deze hebt ontvangen. Wat is nu eigenlijk een goed debiteurenbeheer? Als eerste is een goede administratie van belang. Hiermee voorkom jij namelijk dat klanten niet, of niet op tijd, hun facturen betalen. Goed debiteurenbeheer zorgt ervoor dat jouw facturen zo snel mogelijk en volledig betaald worden.
Goed debiteurenbeheer is van essentieel belang
Als de administratie echter niet op orde is, kan dit in het ergste geval resulteren in jouw eigen faillissement. Dit wil jij natuurlijk voorkomen en daarom is goed debiteurenbeheer van essentieel belang. Jij kunt bij een afgesproken betaaltermijn van 14 dagen niet na een maand gaan bekijken of een factuur ook betaald is. Dit zul je meteen na die 14 dagen moeten doen. Om die debiteuren goed op te volgen, moet je een vaste tijdlijn van acties aanhouden. Zorg dat je een vast workflow hebt om dit proces optimaal te laten verlopen en denk ook na over de acties die jij wil uitvoeren en de haalbaarheid van de uitvoering daarvan.
Workflow voorbeeld
-Een voorbeeld van een workflow debiteurenbeheer kan zijn:
-Betalingsherinnering: 7 dagen na de factuurdatum
-Telefonische herinnering: 14 dagen na de factuurdatum
-Aanmaning: 21 dagen na de factuurdatum
-Laatste telefonische poging: 28 dagen na de factuurdatum
-Factuur naar externe incassopartner: 30 dagen na factuurdatum
Overigens, debiteuren raken bekend met het proces en stellen daarom ooit betaling uit tot de laatste brief of poging. Het kan goed werken om in bepaalde gevallen je debiteurenproces aan te passen of in te korten.
