Elke zelfstandige ondernemer weet wel dat kosten die gemaakt zijn uit hoofde van de onderneming aftrekbaar zijn voor de belastingen. Het is voor sommige ondernemers dan ook een kunst om zoveel mogelijk kosten op de zaak af te schuiven, zodat de winst flink lager wordt, met als gevolg dat er ook minder inkomstenbelasting betaald hoeft te worden. Maar kun je zomaar alle kosten aftrekken? En welke kosten niet en gelden er ook restricties?
De aftrekbare kosten
In principe is het zo dat alle kosten die zijn gedaan uit zakelijk belang ten laste van het resultaat van de onderneming mag komen. De regel is dat de beslissing of bepaalde kosten ten laste van de onderneming worden gebracht een zaak is van de ondernemer. De ondernemer bepaald of kosten nuttig of nodig zijn voor de onderneming. Daarmee heeft ook de belastingdienst geen zeggenschap over de afweging die gemaakt wordt. Eigenlijk zou hier het verhaal al moeten eindigen. Maar dat doet het natuurlijk niet, want de belastingdienst komt absoluut nog in beeld.
Bepaling nut van bepaalde kosten
Ook al zijn er kosten afgetrokken die eigenlijk niet zinvol zijn voor de onderneming, als de ondernemer dit wel zinvol acht, dan mag dit afgetrokken worden. Het is wat anders als de belastingdienst uitgaven constateert waarvan overduidelijk is dat deze kosten niet aan de onderneming te linken zijn. Denk daarbij aan een ondernemer die een privé een mooi wagenpark heeft, maar het merendeel van deze auto’s wel als zakelijke kosten aftrekt. Of de ondernemer die een dure hobby uitoefent en de kosten hiervan ten laste van de onderneming brengt. Bij deze uitgaven mag de belastingdienst terecht vragen stellen en de aangifte corrigeren.
Beperking aftrekbare kosten
Er zijn kosten die maar gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Dit heeft vooral te maken dat dit veelal gemengde kosten zijn, dus kosten die zowel zakelijk als privé kunnen zijn.
• Zakenlunches en andere etentjes, voedsel, dranken en genotsmiddelen.
• Representatiekosten, zoals congressen, seminars en recepties.
• Zakelijke reiskosten met een privé voertuig, waarbij er een maximaal tarief per km geldt.
• Werkruimte in de privéwoning van de ondernemer.
• Kleding, met uitzondering van echte werkkleding en persoonlijke verzorging.
Onderbouwing
Voor de ondernemer is het sowieso aan te raden om alle kosten goed te onderbouwen voor als de belastingdienst vraagtekens bij bepaalde kosten zet. De ondernemer is vrij in zijn afweging om bepaalde kosten ten lasten van de onderneming te brengen, maar wordt wel begrensd door redelijkheid en weldenkendheid. Denk dus als ondernemer nooit dat je al je privékosten ten laste van de onderneming kunt brengen, want zonder sluitende onderbouwing zal de belastingdienst daar niet intrappen.
