In deze tijden van crisis rond het coronavirus, zijn er veel werknemers die al dan niet noodgedwongen thuis moeten werken. Maar vergaderingen, meetings en wil je als bedrijfseigenaar of zzp’er natuurlijk niet missen en probeer je zoveel mogelijk doorgang te laten vinden. Digitaal vergaderen of een online videoconferentie opstarten bieden dan soelaas. Maar hoe kun je voor jezelf, jouw medewerkers en/of zakenrelaties het digitaal vergaderen goed en gestroomlijnd opzetten? Zodat deze online vergaderingen ook echt efficiënt en nuttig zijn? Lees onze tips over hoe je digitaal vergaderen kunt via bijvoorbeeld een videoconferentie, WhatsApp videobellen, Facetime, Microsoft Teams of Skype en doe er je voordeel mee!
1. Kies voor een geschikt platform
Als je digitaal vergaderen gaat, dat is een van de belangrijkste tips voor thuiswerkers, is het cruciaal om te zorgen dat je een goed platform gebruikt. Er uiteenlopende manieren om een online videoconferentie te organiseren. Een goed platform is het gebruik van Microsoft Teams, een digitale dienst waarmee je met meerdere personen tegelijk een videovergadering kunt beleggen. Mocht je alleen wil vergaderen met slechts één ander personen, dan kunnen jullie beide ook prima gebruik maken van WhatsApp videobellen (o.a. Samsung), videotelefonie via Facetime (Apple) of de inbel software van Skype.
2. Bereid je goed voor
Net als bij ‘gewoon’ vergaderen, is het aan te raden om je goed op de digitale vergadering voor te bereiden. Anders heeft digitaal vergaderen weinig zin. Lees je net als anders breed in, maak aantekeningen en zet vragen of opmerkingen van tevoren op papier. Cruciaal bij de voorbereiding is ook om de techniek van tevoren uit te testen en de deelnemers hiermee te laten oefenen. Niets is er vervelender dan een geplande online vergadering waarbij één of meer deelnemers inlogproblemen hebben en niet kunnen deelnemen. Verder is een geschikte ruimte, die stil is (zonder achtergrondgeluiden) en waar je niet gestoord kan worden, een voorwaarde voor succesvol vergaderen op afstand.
3. Bekijk op opnemen van de vergadering mogelijk is
Ook een van de belangrijke tips voor thuiswerkers bij het organiseren van vergaderingen via de digitale snelweg, is om – als dat mogelijk is – te kiezen voor speciale online vergadersoftware met een opnamemogelijkheid. Dit is natuurlijk prettig om gemaakte afspraken en belangrijke informatie goed te kunnen opslaan en bewaren. Kun je om welke reden niet aan dit soort software komen, dan zijn er ook andere oplossingen. Zo kun je een geluidsrecorder bij de speakers zetten, zodat je in elk geval een audioverslag van de vergadering hebt. Dit scheelt je uiteindelijk veel werk, want tijdens het vergaderen kun je je focussen op de inhoud en hoef je niet te notuleren!
