Dit artikel is volledig herzien en bijgewerkt op 8 september 2026.
Een nieuwe kantoorinrichting gaat veel verder dan het uitzoeken van een paar bureaus, bureaustoelen en kasten. Een goed ingericht kantoor moet prettig werken, passen bij het aantal medewerkers én aansluiten bij de manier waarop er binnen je organisatie wordt gewerkt.
Werk je voornamelijk met vaste werkplekken? Zijn medewerkers een deel van de week thuis? Wil je flexplekken creëren? Ontvang je regelmatig klanten? En heb je aparte ruimtes nodig voor overleg, videobellen en geconcentreerd werken?
Door daar vooraf over na te denken, voorkom je dat je veel geld investeert in een kantoor dat er mooi uitziet, maar in de praktijk niet goed functioneert.
In deze uitgebreide gids lees je waar je op moet letten bij het inrichten of opnieuw inrichten van een kantoor.
Begin met een plan voor je kantoorinrichting
De verleiding is groot om direct naar kantoormeubilair te kijken. Toch kun je beter eerst bepalen wat je precies van de ruimte verwacht.
Maak daarom een inventarisatie. Hoeveel mensen werken er gemiddeld tegelijkertijd op kantoor? Welke werkzaamheden worden uitgevoerd? Hoe vaak wordt er vergaderd? Hoeveel opbergruimte is nodig? Ontvang je klanten en leveranciers? En werken medewerkers regelmatig thuis?
Vooral dat laatste is belangrijk. Een organisatie waarbij iedere medewerker vijf dagen per week op kantoor werkt, heeft andere behoeften dan een organisatie die hybride werkt.
Flexibiliteit speelt daarom een steeds grotere rol bij kantoorinrichting. Lees bijvoorbeeld ook meer over de voordelen van flexwerken en wat dat kan betekenen voor de manier waarop je werkplekken gebruikt.
Maak vervolgens een eenvoudige plattegrond van de beschikbare ruimte. Geef daarop ramen, deuren, vaste wanden, stopcontacten en andere voorzieningen aan.
Daarna kun je bepalen waar de verschillende functies moeten komen.
Deel het kantoor op in verschillende zones
Een van de belangrijkste ontwikkelingen binnen kantoorinrichting is dat niet iedere vierkante meter dezelfde functie hoeft te hebben.
Traditioneel bestond een kantoor vaak uit rijen identieke bureaus. Tegenwoordig kun je veel meer onderscheid maken tussen verschillende werkzaamheden.
Denk bijvoorbeeld aan:
- reguliere werkplekken;
- stilteplekken;
- vergaderruimtes;
- informele overlegplekken;
- bel- of videocallruimtes;
- een ontvangst- of receptieruimte;
- een lunchruimte;
- opbergruimte;
- plekken voor korte pauzes.
Zo kan een medewerker ’s ochtends geconcentreerd op een rustige werkplek werken en later op de dag met collega’s in een overlegzone zitten.
Je hoeft daarvoor niet altijd aparte kamers te bouwen. Met kasten, planten, akoestische elementen en andere slimme afscheidingen kun je ook binnen een open kantoor verschillende zones creëren.
Hoeveel werkplekken heb je nodig?
Het aantal medewerkers is niet automatisch gelijk aan het aantal benodigde bureaus.
Wanneer een deel van je medewerkers structureel thuiswerkt, kan het bijvoorbeeld onnodig zijn om voor iedereen permanent een bureau beschikbaar te houden.
Kijk daarom naar de daadwerkelijke bezetting.
Heb je 25 medewerkers, maar zijn er op een gemiddelde dag maximaal 15 tot 18 aanwezig? Dan kun je mogelijk met minder vaste bureaus werken en de vrijgekomen ruimte gebruiken voor overleg, concentratiewerk of ontspanning.
Dat betekent overigens niet dat je zo weinig mogelijk werkplekken moet creëren. Op drukke dagen moet iedereen nog steeds fatsoenlijk kunnen werken.
Denk dus ook na over piekbezetting.
Een flexibele werkregeling kan zowel invloed hebben op het aantal benodigde werkplekken als op de functie van het kantoor. In ons artikel over flexibele werkregelingen lees je meer over deze manier van werken.
Kies goed kantoormeubilair
Wanneer de indeling vaststaat, kun je naar het kantoormeubilair kijken.
Een bureau en bureaustoel lijken misschien eenvoudige aankopen, maar medewerkers gebruiken deze meubels vaak tientallen uren per week. Het loont daarom om verder te kijken dan alleen de aanschafprijs.
Bureaus
Een bureau moet voldoende werkoppervlak bieden voor de werkzaamheden die erop worden uitgevoerd.
Iemand die voornamelijk met een laptop werkt heeft minder ruimte nodig dan een medewerker die twee grote monitoren, documenten en andere apparatuur gebruikt.
Let daarnaast op kabelmanagement. Een kantoor vol losse kabels oogt rommelig en kan bovendien onpraktisch zijn.
Je kunt bijvoorbeeld werken met:
- kabelgoten onder bureaus;
- aansluitpunten in het bureaublad;
- dockingstations;
- centraal geplaatste stekkerdozen;
- kabeldoorvoeren.
Overweeg daarnaast verstelbare bureaus wanneer medewerkers regelmatig van werkplek wisselen. Zo kan iedere gebruiker het bureau beter aanpassen aan zijn of haar lichaamslengte.
Zit-stabureaus
Een zit-stabureau maakt het mogelijk om gedurende de werkdag tussen zitten en staan af te wisselen.
Dat betekent niet dat medewerkers de halve dag verplicht achter hun bureau moeten staan. Het belangrijkste voordeel is juist de mogelijkheid om regelmatig van houding te veranderen.
Zit-stabureaus zijn duurder dan eenvoudige vaste bureaus. Je hoeft daarom niet noodzakelijk iedere werkplek direct van een elektrisch verstelbaar bureau te voorzien.
Je kunt bijvoorbeeld beginnen met een aantal verstelbare werkplekken en bekijken hoe intensief deze worden gebruikt.
Bureaustoelen
Op een bureaustoel zou ik niet te snel besparen.
Een goede bureaustoel moet aan verschillende gebruikers kunnen worden aangepast. Denk onder andere aan zithoogte, rugleuning en armsteunen.
De stoel alleen lost overigens niet alles op. Bureau, stoel, beeldscherm en randapparatuur moeten samen een goede werkplek vormen.
Daarover lees je meer in ons uitgebreide artikel over een goede werkhouding op kantoor.
Ergonomie moet onderdeel zijn van je kantoorinrichting
Ergonomie wordt soms pas bekeken wanneer alle meubels al zijn besteld. Eigenlijk moet het vanaf het begin onderdeel zijn van het ontwerp.
Medewerkers brengen immers veel tijd op hun werkplek door.
Let daarom onder andere op de positie van beeldschermen, verstelbaarheid van meubels en voldoende ruimte om te bewegen.
Voorkom bijvoorbeeld dat beeldschermen zo staan opgesteld dat medewerkers voortdurend met hun hoofd of lichaam gedraaid moeten werken.
Ook beweging verdient aandacht.
Je kunt een kantoor zo ontwerpen dat mensen af en toe vanzelf moeten opstaan. Zet bijvoorbeeld niet bij ieder bureau een printer en koffievoorziening neer, maar creëer centrale punten waarvoor medewerkers een klein stukje moeten lopen.
Een aantrekkelijke trap, looproute of centrale ontmoetingsplek kan eveneens stimuleren dat medewerkers gedurende de dag meer bewegen.
Zorg voor goede verlichting
Verlichting heeft veel invloed op de uitstraling én bruikbaarheid van een kantoor.
Maak waar mogelijk gebruik van daglicht. Werkplekken in de buurt van ramen kunnen prettig zijn, maar voorkom dat direct zonlicht voor hinderlijke reflecties op beeldschermen zorgt.
Alleen daglicht is uiteraard niet voldoende.
Op donkere dagen en in ruimtes verder van ramen heb je kunstverlichting nodig. Een goed lichtplan combineert daarom verschillende vormen van verlichting.
Denk aan algemene verlichting voor de ruimte, functionele verlichting boven werkplekken en eventueel sfeerverlichting in ontvangst- of informele ruimtes.
Let daarnaast op plekken waar meer licht nodig is, bijvoorbeeld bij werkzaamheden waarbij medewerkers documenten moeten lezen of gedetailleerd werk uitvoeren.
Vergeet de akoestiek niet
Een prachtig kantoor kan alsnog ontzettend onprettig werken wanneer iedereen elkaar voortdurend hoort.
Vooral open kantoren kunnen gevoelig zijn voor geluidsoverlast. Telefoongesprekken, overleg tussen collega’s, toetsenborden en voorbijlopende medewerkers zorgen samen voor behoorlijk wat achtergrondgeluid.
Akoestiek moet daarom al tijdens het ontwerpen van de kantoorinrichting worden meegenomen.
Mogelijke oplossingen zijn:
- akoestische plafondpanelen;
- wandpanelen;
- vloerbedekking;
- gordijnen;
- gestoffeerde meubels;
- planten en andere ruimtelijke elementen;
- akoestische scheidingswanden;
- afgesloten belruimtes.
Vooral kleine belruimtes kunnen binnen een open kantoor veel verschil maken. Medewerkers hoeven dan niet voor ieder telefoongesprek een grote vergaderruimte te bezetten.
Creëer plekken voor geconcentreerd werken
Een open kantoor stimuleert communicatie, maar niet iedere taak wordt beter wanneer je voortdurend collega’s om je heen hebt.
Sommige werkzaamheden vragen juist om concentratie.
Creëer daarom een aantal plekken waar medewerkers zich tijdelijk kunnen afzonderen. Dat kan een echte stilteruimte zijn, maar ook een kleinere werkzone waar bellen en overleggen niet de bedoeling is.
Maak binnen het bedrijf duidelijk waarvoor verschillende ruimtes bedoeld zijn. Een stilteruimte werkt immers niet wanneer collega’s er alsnog uitgebreid gaan videobellen.
Maak ruimte voor overleg en samenwerking
Het andere uiterste is eveneens belangrijk.
Een modern kantoor is voor veel organisaties juist een plek geworden waar medewerkers elkaar ontmoeten. Werk dat veel concentratie vraagt kan soms thuis worden uitgevoerd, terwijl mensen voor overleg en samenwerking naar kantoor komen.
Daarom kunnen informele overlegplekken minstens zo belangrijk zijn als traditionele vergaderruimtes.
Denk aan een kleine tafel met vier stoelen, een zithoek of een hoge tafel waar collega’s kort iets kunnen bespreken.
Voor langere of vertrouwelijke gesprekken blijft een afgesloten vergaderruimte uiteraard belangrijk.
Richt vergaderruimtes in op hybride vergaderen
Wanneer een deel van je organisatie thuiswerkt, is de kans groot dat niet iedere deelnemer fysiek bij een vergadering aanwezig is.
Houd daar bij je nieuwe kantoorinrichting rekening mee.
Een vergaderruimte heeft dan bijvoorbeeld een geschikt scherm, camera, microfoon en luidsprekers nodig. Besteed ook aandacht aan akoestiek en de positie van de camera.
Het doel is dat mensen op afstand daadwerkelijk aan het gesprek kunnen deelnemen in plaats van alleen mee te luisteren naar een slecht verstaanbare vergadering.
Een goede kantoorinrichting past bij je bedrijf
Je kantoor is ook een visitekaartje.
Wanneer klanten, sollicitanten of leveranciers binnenkomen, krijgen ze direct een indruk van je organisatie.
Dat betekent niet dat ieder bedrijf een spectaculair designkantoor nodig heeft. De inrichting moet vooral aansluiten bij je identiteit.
Een creatief bureau kan bijvoorbeeld kiezen voor kleur, opvallende kunst en informele overlegplekken. Een financieel adviesbureau kiest misschien eerder voor een rustige en professionele uitstraling.
Denk bij de uitstraling onder andere aan:
- kleuren;
- materialen;
- verlichting;
- meubels;
- planten;
- kunst en wanddecoratie;
- bewegwijzering;
- huisstijl;
- ontvangstmeubilair.
Probeer wel te voorkomen dat iedere muur volledig in bedrijfskleuren wordt geschilderd. Een subtiele verwijzing naar de huisstijl oogt vaak professioneler dan een kantoor dat één grote reclame-uiting wordt.
Planten en groen op kantoor
Planten kunnen een eenvoudige manier zijn om een kantoor meer sfeer te geven.
Een paar grote planten kunnen bovendien helpen om een grote open ruimte visueel op te delen. Kleinere planten kunnen worden gebruikt op kasten, in ontmoetingsruimtes of bij de entree.
Houd wel rekening met onderhoud en licht.
Niet iedere plant doet het goed in een donkere kantoorruimte en tientallen planten hebben weinig toegevoegde waarde wanneer niemand verantwoordelijk is voor de verzorging.
Denk na over voldoende opbergruimte
Door digitalisering hebben veel bedrijven minder archiefkasten nodig dan vroeger. Toch is een volledig opslagvrij kantoor zelden realistisch.
Kantoorartikelen, persoonlijke spullen, documenten, apparatuur, jassen en andere materialen moeten ergens blijven.
Plan opbergruimte daarom vooraf.
Je kunt bijvoorbeeld hoge kasten tegelijkertijd als scheiding tussen twee werkzones gebruiken.
Werk je met flexplekken? Dan kunnen persoonlijke lockers handig zijn. Medewerkers hebben dan geen eigen bureau nodig om spullen veilig achter te laten.
Houd je kantoor opgeruimd met slim kabelmanagement
Kabels lijken een detail totdat alle bureaus, schermen, laptops, opladers en dockingstations zijn geïnstalleerd.
Denk daarom al vóór aanschaf van de meubels na over stroom en data.
Waar zitten stopcontacten? Waar komen bureaus? Moeten kabels vanuit de vloer komen? Is wifi voldoende of hebben bepaalde werkplekken een vaste netwerkaansluiting nodig?
Door dit vooraf uit te tekenen voorkom je verlengsnoeren en kabels die later dwars door het kantoor lopen.
Vergeet klimaat en ventilatie niet
Een goed ingericht kantoor moet niet alleen mooi zijn, maar ook comfortabel.
Temperatuur en ventilatie hebben daar veel invloed op.
Vooral wanneer je de indeling van een bestaand kantoor sterk verandert, is het verstandig te controleren of de ventilatie en verwarming nog aansluiten op het nieuwe gebruik van de ruimte.
Een vergaderruimte waarin regelmatig acht mensen zitten vraagt bijvoorbeeld iets anders dan een opslagruimte die nauwelijks wordt gebruikt.
Houd ook rekening met zonbelasting. Grote ramen zijn prettig voor daglicht, maar kunnen ervoor zorgen dat een ruimte op warme dagen snel opwarmt.
Duurzame kantoorinrichting
Een nieuwe kantoorinrichting betekent niet automatisch dat je alles nieuw moet kopen.
Juist bij kantoormeubilair zijn er volop mogelijkheden om bestaande materialen opnieuw te gebruiken.
Inventariseer daarom eerst wat je al hebt.
Zijn bureaus nog goed maar passen de bladen niet meer bij het nieuwe interieur? Misschien kun je alleen de bladen vervangen. Zijn kasten technisch prima? Dan kunnen ze mogelijk op een andere plek opnieuw worden ingezet.
Daarnaast is er een grote markt voor gebruikt en refurbished kantoormeubilair.
Duurzaam inrichten kan onder andere door:
- bestaand meubilair opnieuw te gebruiken;
- refurbished meubels te kopen;
- te kiezen voor meubels waarvan onderdelen vervangbaar zijn;
- energiezuinige verlichting toe te passen;
- tijdloze materialen en kleuren te kiezen;
- ruimtes flexibel in te richten;
- afvalstromen goed te scheiden.
Een flexibele inrichting is daarbij interessant. Wanneer je organisatie groeit of verandert, hoef je dan niet meteen opnieuw te beginnen.
Kantoorinrichting voor een beginnende ondernemer
Als beginnende ondernemer heb je waarschijnlijk niet onbeperkt budget.
Dat is ook niet nodig.
Investeer eerst in zaken die daadwerkelijk invloed hebben op het dagelijks functioneren van je kantoor. Een goede bureaustoel, degelijk bureau, goede verlichting en betrouwbare ICT zijn meestal belangrijker dan dure designaccessoires.
Je kunt vervolgens stap voor stap uitbreiden.
Begin bijvoorbeeld met:
- goede werkplekken;
- verlichting;
- voldoende stroom- en netwerkaansluitingen;
- opbergruimte;
- een eenvoudige overlegplek;
- akoestische verbeteringen;
- decoratie en verdere aankleding.
Op die manier spreid je de investering.
Ben je nog op zoek naar een geschikte ruimte? Lees dan eerst waar je op moet letten als je een bedrijfspand gaat huren. De eigenschappen van het pand bepalen immers voor een groot deel wat er met de inrichting mogelijk is.
Wat kost een nieuwe kantoorinrichting?
Het is moeilijk om één bedrag per werkplek te noemen. De kosten hangen sterk af van de kwaliteit van de meubels, het aantal werkplekken en hoeveel er aan de ruimte moet gebeuren.
Het verschil tussen een eenvoudige herinrichting en een complete verbouwing met nieuwe vloeren, scheidingswanden, verlichting, akoestiek en maatwerkmeubilair is enorm.
Maak daarom liever een begroting per onderdeel.
Denk aan:
- bureaus;
- bureaustoelen;
- vergadermeubilair;
- kasten en lockers;
- verlichting;
- akoestische oplossingen;
- ICT en bekabeling;
- vloer- en wandafwerking;
- planten;
- keuken of pantry;
- montage;
- eventuele verbouwing.
Reserveer daarnaast een deel van het budget voor onverwachte kosten.
Nieuw of tweedehands kantoormeubilair?
Tweedehands kantoormeubilair kan vooral bij grotere aantallen een flinke besparing opleveren.
Bovendien betekent tweedehands niet automatisch versleten. Bedrijven verhuizen, krimpen of vernieuwen hun interieur regelmatig, waardoor kwalitatief meubilair opnieuw op de markt komt.
Bij bureaus, kasten en vergadertafels is gebruikt kopen vaak relatief eenvoudig.
Bij bureaustoelen is het belangrijker om goed naar de technische staat en verstelbaarheid te kijken. Controleer bijvoorbeeld of mechanismen nog goed functioneren en onderdelen niet overmatig versleten zijn.
Een combinatie is natuurlijk ook mogelijk: gebruikte bureaus en kasten combineren met nieuwe ergonomische bureaustoelen.
Hoe richt je een klein kantoor slim in?
Bij een klein kantoor is iedere vierkante meter belangrijk.
Kies daarom niet automatisch voor zo veel mogelijk bureaus. Een volgepropt kantoor voelt kleiner en werkt vaak minder prettig.
Gebruik waar mogelijk multifunctionele oplossingen.
Een hoge kast kan bijvoorbeeld tegelijkertijd opbergruimte en ruimtescheiding zijn. Een kleine vergadertafel kan buiten vergaderingen als extra werkplek worden gebruikt.
Andere mogelijkheden zijn:
- compacte bureaus;
- wandplanken;
- verrijdbare meubels;
- lichte kleuren;
- transparante scheidingswanden;
- multifunctionele ruimtes;
- gedeelde opbergruimte.
Heb je maar incidenteel een kantoor nodig? Dan kan een flexwerkplek interessanter zijn dan een volledig eigen kantoor. Zeker voor zelfstandigen en kleine bedrijven kan dat veel vaste kosten schelen.
Kantoorinrichting en thuiswerken combineren
Bij hybride werken moet je eigenlijk twee soorten werkplekken goed organiseren: het kantoor én de thuiswerkplek.
Niet iedere medewerker hoeft thuis exact dezelfde opstelling te hebben als op kantoor, maar beide plekken moeten geschikt zijn om langdurig te werken.
Voor medewerkers die meerdere dagen vanuit huis werken, hebben we daarom een aparte gids gemaakt over het inrichten van het ideale thuiskantoor.
Kijk bij hybride werken bovendien kritisch naar de functie van je kantoor. Als mensen vooral naar kantoor komen om collega’s te ontmoeten, heb je misschien meer overlegplekken nodig en juist minder rijen individuele bureaus.
Veelgemaakte fouten bij een nieuwe kantoorinrichting
Een nieuwe inrichting is een behoorlijke investering. Een aantal fouten kun je daarom beter vooraf voorkomen.
Te veel bureaus plaatsen
Probeer niet iedere beschikbare vierkante meter vol te zetten. Mensen hebben bewegingsruimte nodig en het kantoor heeft ook andere functies dan individueel beeldschermwerk.
Alleen naar uitstraling kijken
Een kantoor kan fantastisch op foto’s staan en toch onpraktisch werken.
Comfort, akoestiek, ergonomie, verlichting en functionaliteit zijn minstens zo belangrijk als design.
Akoestiek pas achteraf oplossen
Akoestische problemen zijn vaak gemakkelijker tijdens de ontwerpfase op te lossen dan wanneer alle meubels al staan.
Geen rekening houden met groei
Een indeling die precies past bij je huidige organisatie kan onpraktisch worden zodra er vijf medewerkers bijkomen.
Kies waar mogelijk voor meubels en zones die relatief eenvoudig aangepast kunnen worden.
Goedkoop meubilair als enige uitgangspunt nemen
Goedkoop inkopen kan op korte termijn aantrekkelijk lijken, maar bij meubels die dagelijks intensief worden gebruikt kan kwaliteit uiteindelijk belangrijker zijn.
Geen medewerkers betrekken
Je hoeft niet iedere medewerker zijn eigen kantoor te laten ontwerpen, maar vraag wel waar mensen in de huidige situatie tegenaan lopen.
Misschien blijkt dat er vooral behoefte is aan meer stilteplekken, betere vergaderruimtes of juist meer informele ontmoetingsplekken.
Die informatie is waardevol voordat je duizenden euro’s aan een nieuwe inrichting besteedt.
Maak van je kantoor een plek waar mensen goed kunnen werken
Een succesvolle kantoorinrichting begint dus niet bij de vraag welke bureaustoel het mooist is. Begin bij de organisatie zelf.
Wie werkt er, welke werkzaamheden worden uitgevoerd en waarvoor komen mensen naar kantoor?
Van daaruit bepaal je hoeveel werkplekken, overlegplekken, stiltegebieden en andere ruimtes nodig zijn. Vervolgens kun je keuzes maken over meubilair, ergonomie, verlichting, akoestiek, techniek en uitstraling.
Zo ontstaat een kantoor dat niet alleen op de dag van oplevering mooi is, maar ook jaren later nog praktisch gebruikt kan worden.
En misschien is dat uiteindelijk het belangrijkste uitgangspunt voor een nieuwe kantoorinrichting: de ruimte moet zich aanpassen aan de mensen die erin werken, niet andersom.
